Tak, paragon może być dowodem księgowym, ale nie w każdej sytuacji. W polskich przepisach rachunkowych i podatkowych przyjęto, że paragon fiskalny sam w sobie nie zawsze stanowi pełnoprawny dokument księgowy, chyba że spełnia określone kryteria lub jest uzupełniony o dodatkowe dane, np. NIP nabywcy.
Definicja dowodu księgowego
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, dowód księgowy to dokument, który potwierdza faktyczne dokonanie operacji gospodarczej, zawiera datę, określenie stron transakcji, przedmiot, wartość oraz podpisy. Może to być faktura, rachunek czy inny dokument spełniający określone wymogi formalne.
„Dowód księgowy powinien zawierać m.in. określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny, datę dokonania operacji, podpis wystawcy oraz osoby, która bezpośrednio dokonała operacji.” – Ustawa o rachunkowości
Paragon a przepisy podatkowe
W myśl przepisów VAT, paragon fiskalny może być podstawą do odliczenia podatku, gdy jest wystawiony na rzecz podatnika i zawiera jego NIP, a łączna kwota transakcji nie przekracza 450 zł (lub 100 euro). Taki dokument traktowany jest jako faktura uproszczona.
- Paragon bez NIP – jest dowodem sprzedaży, ale nie pełnym dowodem księgowym w kontekście odliczenia VAT.
- Paragon z NIP i kwotą do 450 zł – pełni rolę faktury uproszczonej.
- Paragon zintegrowany z fakturą – po dodaniu danych nabywcy staje się pełnoprawnym dowodem księgowym.
„Faktura uproszczona zawiera co najmniej dane, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT, z wyjątkiem niektórych elementów, a jej wartość nie przekracza 450 zł lub 100 euro.” – Ministerstwo Finansów
Kiedy paragon może być użyty w księgowości
1. Zakupy pracownicze i drobne wydatki
W przypadku wydatków niepodlegających odliczeniu VAT, paragon może być wykorzystany jako potwierdzenie poniesienia kosztu. Wówczas księguje się go na podstawie dowodu wewnętrznego.
2. Faktura uproszczona
Jeśli paragon zawiera NIP nabywcy i mieszczącą się w limicie kwotę, może być zaksięgowany tak jak zwykła faktura VAT.
Ciekawostki
- Od 1 stycznia 2020 roku obowiązuje zakaz wystawiania faktur do paragonów bez NIP-u nabywcy, aby ograniczyć nadużycia podatkowe.
- Paragony fiskalne są przechowywane w pamięci kasy lub w formie elektronicznej przez 5 lat.
- W wielu krajach europejskich paragony spełniają podobną funkcję, jednak kryteria ich uznawania za dowód księgowy różnią się w zależności od prawa lokalnego.
Podsumowując, paragon może być dowodem księgowym, ale musi spełniać konkretne wymogi formalne. W innym przypadku stanowi jedynie potwierdzenie dokonania sprzedaży, a do celów księgowych konieczne jest wystawienie faktury lub przygotowanie innego dokumentu księgowego.
