Tak, paragon bez NIP może być kosztem, ale tylko w określonych sytuacjach i pod pewnymi warunkami. Zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi w Polsce, możliwość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu zależy od formy opodatkowania, rodzaju zakupu oraz wartości transakcji. W wielu przypadkach konieczne jest posiadanie faktury, jednak dla transakcji do 450 zł (lub 100 euro) paragon z NIP nabywcy może być traktowany jako faktura uproszczona.
Paragon a prawo podatkowe
Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, paragon fiskalny zawierający numer NIP nabywcy do kwoty 450 zł brutto pełni rolę faktury uproszczonej. Brak numeru NIP na paragonie oznacza, że dokument nie może być uznany za fakturę.
„Od 1 stycznia 2020 roku, aby móc rozliczyć wydatek na podstawie paragonu jako faktury uproszczonej, na dokumencie musi znajdować się NIP nabywcy.” – Ministerstwo Finansów
Kiedy paragon bez NIP może być kosztem?
- Wydatki niepodlegające odliczeniu VAT – w przypadku przedsiębiorców rozliczających się w formie ryczałtu lub karty podatkowej, paragon może być dowodem księgowym, o ile potwierdza poniesienie kosztu.
- Drobne zakupy na cele firmowe – jeśli przepisy pozwalają zaliczyć wydatek do kosztów na podstawie innego dowodu niż faktura, np. biletu czy rachunku.
- Koszty pracownicze – w przypadku, gdy paragon dokumentuje poniesione wydatki zgodne z polityką firmy.
Paragon bez NIP a księgowość
W praktyce przyjęło się, że księgowi niechętnie ujmują w kosztach paragony bez NIP, chyba że są one poparte innymi dokumentami, jak np. dowód wewnętrzny lub oświadczenie. Wszystko zależy od rodzaju ewidencji księgowej prowadzonej przez przedsiębiorcę.
„Dowód wewnętrzny może być podstawą wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, jeżeli dotyczy określonych wydatków wymienionych w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia KPiR.” – Interpretacja indywidualna KIS
Ważne wskazówki
Jak unikać problemów?
- Proś o wpisanie NIP-u na paragonie przy kasie, jeśli chcesz zaliczyć go bez dodatkowych formalności do kosztów.
- Dla większych zakupów zawsze żądaj faktury.
- Przechowuj dokumenty wraz z opisem celu zakupu.
Najczęstsze błędy przedsiębiorców
- Rozliczanie w VAT na podstawie paragonu bez NIP – co jest niedozwolone.
- Niespójne opisy wydatków w dokumentach.
- Brak ewidencji drobnych kosztów na właściwych dowodach księgowych.
Podsumowując: paragon bez NIP może stanowić koszt uzyskania przychodu, jeśli przepisy przewidują taką możliwość i jest on prawidłowo udokumentowany. W większości przypadków jednak, aby uniknąć problemów w razie kontroli, warto zadbać o ujęcie na nim numeru NIP nabywcy lub uzyskanie faktury.
