W świetle obowiązujących przepisów, najpierw sprzedawca powinien otrzymać zapłatę za towar lub usługę, a dopiero potem wydać paragon fiskalny potwierdzający transakcję. Oznacza to, że właściwa kolejność to: przyjęcie pieniędzy – wystawienie i wydanie paragonu klientowi.
Podstawy prawne
Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług oraz rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących, sprzedawca ma obowiązek zaewidencjonowania sprzedaży w momencie jej dokonania. Oznacza to, że czynność ta powinna nastąpić w chwili, kiedy przyjmowane są pieniądze od klienta.
„Ewidencjonowanie sprzedaży następuje z chwilą przyjęcia całości lub części należności, bez względu na formę płatności.”
Dlaczego ma to znaczenie?
Moment wystawienia paragonu jest istotny dla celów fiskalnych, ale też dla praw konsumentów. Paragon stanowi dowód zakupu, który jest niezbędny m.in. przy zwrotach lub reklamacjach. Co ważne, wystawienie go przed przyjęciem płatności może być uznane za błąd ewidencyjny.
W praktyce oznacza to, że:
- Sprzedawca przyjmuje należność od klienta.
- Następnie rejestruje transakcję na kasie fiskalnej.
- Wydaje klientowi paragon jako dowód transakcji.
Wyjątki od reguły
W niektórych sytuacjach paragon może być wydany wcześniej, ale dzieje się tak zazwyczaj przy płatnościach odroczonych lub transakcjach internetowych, gdzie płatność jest realizowana w systemach online. Wówczas paragon lub faktura generowane są w momencie potwierdzenia zamówienia, jednak zaewidencjonowanie musi odbyć się zgodnie z momentem faktycznego otrzymania środków.
„Moment powstania obowiązku podatkowego zależy od terminu wydania towaru i otrzymania zapłaty, co ma wpływ na moment wystawienia dokumentu sprzedaży.”
Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów
Naruszenie zasad może skutkować karami finansowymi nakładanymi przez organy skarbowe. W skrajnych przypadkach może dojść do utraty prawa do korzystania z kasy fiskalnej lub innych sankcji przewidzianych w kodeksie karnym skarbowym.
Praktyczne wskazówki dla sprzedawców
- Zawsze przyjmuj zapłatę przed wydaniem paragonu.
- W przypadku płatności bezgotówkowych ewidencjonuj sprzedaż w momencie potwierdzenia transakcji.
- Pilnuj zgodności działań z aktualnymi przepisami fiskalnymi.
Podsumowując, kolejność „najpierw pieniądze, potem paragon” jest nie tylko dobrą praktyką handlową, ale również wymaganiem prawnym, które pozwala uniknąć problemów podczas kontroli. Zapewnia to przejrzystość rozliczeń i chroni zarówno sprzedawcę, jak i klienta.
