Odpowiedź na pytanie, co jest lepsze – faktura czy paragon – zależy od celu zakupu i sytuacji podatkowej nabywcy. Dla przedsiębiorców zdecydowanie korzystniejsza jest faktura, ponieważ stanowi podstawę do odliczenia podatku VAT oraz ujęcia wydatku w kosztach firmowych. Z kolei dla konsumentów paragon w zupełności wystarcza jako dowód zakupu, chyba że potrzebują dokumentu do reklamacji w firmie lub rozliczeń z pracodawcą.
Faktura – kiedy i dlaczego?
Faktura to dokument księgowy, który przedstawia dokładne informacje o transakcji: sprzedawcy, nabywcy, rodzaju towaru lub usługi, kwotach netto i brutto, stawce VAT. Jest obowiązkowy dla transakcji między firmami oraz na żądanie osoby fizycznej.
„Faktura jest podstawowym dokumentem w rozliczeniach podatku VAT, pozwala także na zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodu” – Ministerstwo Finansów.
Korzyści z faktury:
- Możliwość odliczenia podatku VAT.
- Podstawa do ujęcia kosztu w działalności gospodarczej.
- Dokładne dane identyfikujące sprzedawcę i nabywcę.
- Większe możliwości w przypadku reklamacji lub gwarancji.
Paragon – kiedy wystarczy?
Paragon jest prostszą formą potwierdzenia zakupu i wydawany jest zazwyczaj konsumentom. Zawiera podstawowe informacje o towarze, cenie, dacie sprzedaży oraz numerze kasy.
„Paragon fiskalny jest dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży, przechowywanym przez sprzedawcę w systemie fiskalnym” – Krajowa Administracja Skarbowa.
Zalety paragonu:
- Szybkie wydanie przy zakupie detalicznym.
- Spełnia rolę dowodu zakupu przy zwrotach i reklamacjach.
- Nie wymaga podawania danych nabywcy.
Różnice i obowiązki
Prawo do dokumentu
Każdy kupujący może żądać faktury – także osoba prywatna, ale musi zgłosić to sprzedawcy w odpowiednim terminie. Przedsiębiorcy mają obowiązek wystawienia faktury dla innego przedsiębiorcy.
Znaczenie dla podatków
Faktura ma istotne znaczenie w rozliczeniach podatkowych, szczególnie dla VAT i CIT/PIT. Paragon natomiast jest neutralny podatkowo dla konsumenta, choć sprzedawcy ujmują go w swoich ewidencjach fiskalnych.
Podsumowanie
Wybór między fakturą a paragonem to przede wszystkim kwestia potrzeb kupującego. Dla firmy lepsza będzie faktura, która umożliwia korzyści podatkowe i dokładne rozliczenia. Dla osoby prywatnej wystarczy paragon, o ile nie potrzebuje dodatkowych danych na dokumencie. Warto pamiętać, że w Polsce prawo daje kupującemu możliwość wyboru i żądania faktury nawet po otrzymaniu paragonu, w określonym ustawowo czasie.
