Tak, w pewnych sytuacjach można anulować paragon i wystawić fakturę, jednak wymaga to spełnienia określonych warunków oraz zachowania odpowiednich procedur. Polskie przepisy podatkowe jasno określają, kiedy i jak można dokonać takiej operacji, aby była ona zgodna z prawem i nie rodziła problemów podczas ewentualnej kontroli skarbowej.
Podstawy prawne
Wystawienie faktury na podstawie paragonu jest możliwe, ale od 1 stycznia 2020 roku obowiązuje zasada, że przedsiębiorca może otrzymać fakturę jedynie wtedy, gdy na paragonie znajduje się numer NIP nabywcy. Brak tego numeru oznacza, że sprzedawca nie ma prawa wystawić faktury dla firmy.
„Podatnik dokonujący sprzedaży zarejestrowanej przy użyciu kasy fiskalnej może wystawić fakturę wyłącznie w przypadku, gdy paragon potwierdzający tę sprzedaż zawiera NIP nabywcy.” – Ministerstwo Finansów
Anulowanie paragonu
Paragon fiskalny po jego wydrukowaniu co do zasady nie podlega anulowaniu w sensie technicznym – zapis w pamięci kasy jest trwały. Możliwe jest jednak skorygowanie transakcji poprzez wpis w ewidencji korekt. Aby to zrobić, przedsiębiorca powinien posiadać:
- oryginał paragonu lub jego kopię z kasy fiskalnej,
- dowód na to, że sprzedaż nie doszła do skutku lub było błędne nabicie,
- protokoły lub notatki z opisem sytuacji.
Kiedy możliwe jest wystawienie faktury zamiast paragonu
Jeżeli klient od razu poprosi o fakturę przed wydrukowaniem paragonu, sprzedawca może wprowadzić dane nabywcy do systemu i wystawić fakturę VAT bez drukowania paragonu. W przypadku sprzedaży potwierdzonej paragonem z NIP-em nabywcy, możliwe jest późniejsze wystawienie faktury na jego podstawie.
„Wystawienie faktury do paragonu jest możliwe tylko, jeśli paragon zawiera NIP nabywcy – taki paragon w praktyce staje się fakturą uproszczoną.” – interpretacja Krajowej Informacji Skarbowej
Najczęstsze przykłady
- Klient indywidualny dokonuje zwrotu – paragon można skorygować, a następnie wystawić fakturę, jeśli zachodzą odpowiednie przesłanki.
- Sprzedaż firmowa – paragon z NIP-em można wymienić na pełną fakturę VAT.
Podsumowanie
Procedura anulowania paragonu i wystawienia faktury jest możliwa, ale ściśle uregulowana przepisami. Brak NIP-u na paragonie sprawia, że dla przedsiębiorcy wystawienie faktury jest niedozwolone. W praktyce warto od razu pytać kupującego, czy transakcja będzie dokumentowana fakturą, co pozwoli uniknąć późniejszych problemów i formalności.
